Skyttekredsen Haderslev.
Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 27. JAN 2025.
Tilstede: Malte, Ejvind, Lars og John.
Med følgende dagsorden:
• Valg af referent
• Godkendelse af referat fra sidste møde 9. OKT 2024
• Planlægning af Generalforsamling, herunder gennemgang af årsregnskab 2024 samt budget 2025
• Gennemgang og opfølgning af problemfelter/opgaver jf. referat fra sidste møde.
• Indkomne forslag:
Ansøgning om støtte til udskiftning af varmtvandsbeholder
Digitale skydebaner mv.
• EVT.
Ad. Pkt. 1: - John referent
Ad. Pkt. 2: - referat godkendt
Ad. Pkt. 3: - Malte gennemgik årsregnskabet for 2024, som var udarbejdet af en regnskabsmedarbejder fra vikar bureauet Backup, Haderslev. Bestyrelsen havde valgt at ”købe” sig til ekstern regnskabshjælp, da det ikke var lykkedes at få et besat kasserer posten.
Regnskabet udviste et meget tilfredsstillende resultat, idet det – i korte træk – dels på grund af en nøje gennemgang af medlems kartoteket, en grundig oprydning i såvel faktura- om indtægtssiden – og ikke mindst en grundig oprydning og fin justering af de faste udgifter.
Groft sagt udviser regnskabet et plus på ca. 20.000 kr. på indtægt siden og endnu bedre - en reduktion ifh. Budget på ca. 45.000 kr.
Pt. 102 medlemmer.
Stor ros til de involverede i arbejdet med rekonstruktionen af Skyttekredsen.
Bestyrelse besluttede, at med justeringen af priser for baneleje samt AMM, at fastholde det nuværende kontingent.
Bestyrelsen besluttede ligeledes, at fastholde samarbejdet med Backup, således at den kommende kasserer – og lovmæssigt er det påkrævet, at vi har en person på posten – samarbejder med regnskabsmedarbejderen, således at vi månedsvis har ”ryddet” op i indtægter/udgifter. Dette sikrer, at arbejdsbyrden for kassereren er overkommelig, og vi månedsvis har overblik over økonomien.
Vi fortsætter med at anvende Conventus systemet til regnskab, men anvender frem over systemet SKS til medlemsstyring.
Pkt. 4: - Gennemgang af problemfelter/opgaver fra sidste generalforsamling/bestyrelsesmøde 9. OKT 2024:
• Gennemgang af fakturamappe – åbenstående poster mv. – Er afsluttet, Vivian (Backup) har udarbejdet regnskab for 2024 og Malte udarbejdet budget for 2025
• Udestående kontingenter: er nu gennemgået og der resterer 2 poster.
• Diverse poster/afgifter gas mv. – Er gennemgået og korrigeret af Malte.
• Gennemgang og oprydning af forsikringer – Er gennemgået Malte.
• Flytte alle faste poster/udgifter til PBS – afsluttet. Malte
• Affald skal sorteres bedre – er blevet meget bedre.
• Finde kasserer – afklaring følger på kommende Generalforsamling
• Klargøre indendørs bane, fjerne bly mv. samt generel oprydning – er afsluttet med flot resultat. Tak til alle for godt arbejde! – vi kan derved udskyde etablering af Cyklon – filtre på indendørsbanerne.
• Udestående fordringer/faktura’er betalt – mangler fortsat 2 faktura fra 2022. (Ejvind og John inkassohold)
• Flytning af IT-system fra Conventus til SK System afsluttet - Malte/Ejvind
• Forespørgsel om bogføringshjælp ekstern – afsluttet med aftale (ca. 3.000 kr. plus moms årligt)
• Medlems antal afklares i SK System og kontingentopkrævning med de af generalforsamlings korrigerede satser udsendes januar 2025 – er effektueret.
• Afklaring af Norlys sponsorat til tag reparation (Tilskud og udgift hertil) – Der resterer fortsat et mindre beløb, som ikke er brugt – Kirsten har kontakt med Norlys.
• Uddanne/oplære flere, der kan være kassevagter. Er fortsat et problemfelt.
• Indkøb af kaffe i større portioner, gerne på tilbud, til afløsning af portionskaffe - igangsat. (Kirsten)
• Lave små indlæg ifm. skydning omkring: Bestyrelsens arbejde, skydetræning, nyt fra myndigheder (Nye sikkerhedsbestemmelse mv.) Nyt fra DGI etc. Malte har udsendt tilbud om hjælpetrænerkursus i DGI regi ca. 1. marts 2025, der skal dog være min. 8 deltagere.
• Patronpris er opjusteret – grossistprisen er hævet.
Ad pkt. 5
• Varmtvandsbeholder skal udskiftes, Akutpuljen, Haderslev søges om tilskud – Malte
• Vedr. digitale baner: - er helt åbenlyst et af de tunge økonomiske projekter, anslået ca. 5.000 kr. pr. bane, hvor bestyrelsen foreslår, at projektet deles op i mindre delprojekter i de kommende år, eksempelvis som en 3-5 årig plan, hvor vi i de første par år gør en ekstra indsats for at vedligeholde vores nuværende baneudstyr (udskiftning/smøring af wirer, nylonklodser, træklodser mv.) Derefter løbende udskiftning af kugle-fang til nye cyklonfang, derefter X antal baner af gangen jf. økonomi.
• Vi skal have kigget på tag aht. Mos – skal afklares om det er asbestholdigt eller ej, idet det har en afgørende betydning for, hvad der er muligt at gøre.
• Dorte’s liste over To-do ting/opgaver bør opdateres – og gøres til oplæg for arbejdsdag i lighed med vore ”oprydningsdag”.
• Ønske om at få opdateret hjemmesiden.
• Ønske om sociale arrangementer, kunne være lotto, instruktør foredrag, deltagelse i stævner etc.
• Fornyet kontakt med kommunen vedr. for-pladsen samt adgangsvejen om vedligehold og rydning.
• Udarbejde faste rutiner for kassevagt – primært digital.
Evt.
Ingen punkter.
JdT
